如何正確的使用信息技術(shù)工具？

　　隨著物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的快速發(fā)展，組織形態(tài)也正在發(fā)生變化。正確地使用信息化工具可以改善工作流程，提升數(shù)據(jù)洞察力，提高員工培訓(xùn)效果，以及整體改善業(yè)務(wù)運(yùn)行效率。可以極大地提高公司整體運(yùn)營效率，提高整個(gè)公司的勞動生產(chǎn)率、溝通效率、協(xié)作水平、員工士氣等。

　　信息技術(shù)加快了組織中的溝通過程，使整個(gè)組織內(nèi)的溝通更加有效和準(zhǔn)確，比如使用項(xiàng)目管理軟件，可以快速處理任務(wù)、共享文件、開展討論、查看項(xiàng)目進(jìn)展，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)與任務(wù)管理的輕松協(xié)作。在智能化程度較高的企業(yè)，可以通過大數(shù)據(jù)算法提供最優(yōu)化的時(shí)間和路徑計(jì)算與調(diào)度，根據(jù)提供的項(xiàng)目內(nèi)容和限制條件快速設(shè)計(jì)最佳路徑和資源分配方案。

　　信息技術(shù)對組織的生產(chǎn)成本也有重大影響，極大地提升資產(chǎn)盤點(diǎn)、成本核算的效率。在會計(jì)核算領(lǐng)域，華為就是一個(gè)標(biāo)桿。它將標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)場景的會計(jì)核算工作交給機(jī)器完成。目前，年平均約120萬單的員工費(fèi)用報(bào)銷由員工通過智能設(shè)備自主完成，員工在自助報(bào)銷的同時(shí)，機(jī)器根據(jù)既定規(guī)則直接生成會計(jì)憑證，大大提高了組織效率。

　　正確的使用信息化技術(shù)工具需要考慮以下幾點(diǎn)：

　?。?）確定公司的需求

　　實(shí)施新技術(shù)以提高公司的整體績效必須是一項(xiàng)戰(zhàn)略決策。換句話說，不能“隨大流”或是“拍腦袋”來決定引進(jìn)和使用哪種新技術(shù)。相反，確定公司的需求以及員工的需求，以選擇能夠滿足這些需求的正確技術(shù)，考慮以下幾點(diǎn)來進(jìn)行：

　　? 公司是否落后于競爭對手，產(chǎn)生這樣的現(xiàn)象是什么；

　　? 評估公司目前的績效和效率，并且思考改進(jìn)的可能性；

　　? 評估員工敬業(yè)度，積極性和工作效率，并且思考改進(jìn)的可能性；

　　? 現(xiàn)有技術(shù)能否滿足公司的需求；

　　? 如果將新技術(shù)引入公司可以解決問題嗎？如果是，那么哪種技術(shù)最能解決問題？

　?。?）投資于新技術(shù)培訓(xùn)

　　錯(cuò)誤的使用技術(shù)工具不僅不能解決問題，還會降低組織效率。僅憑新技術(shù)并不能在一夜之間解決所有問題，對新技術(shù)的培訓(xùn)也不是一夜之間就能完成的。成功地將新技術(shù)引入并整合到公司的工作流程中需要周密的計(jì)劃，并且投入金錢、時(shí)間和人力。強(qiáng)迫員工在一夜之間立即采用新技術(shù)可能會造成很大的壓力，這可能導(dǎo)致工作倦怠，降低工作效率和敬業(yè)度。

　　此外，清晰地與員工進(jìn)行交流為什么要引入新技術(shù)，以及期望的結(jié)果是什么，是新技術(shù)成功適用的關(guān)鍵因素，許多公司在計(jì)劃引進(jìn)新技術(shù)的時(shí)并未考慮到這一點(diǎn)。

　　3. 最大化客戶價(jià)值

　　企業(yè)的主要目標(biāo)之一是創(chuàng)造最大的客戶價(jià)值。如今，面對苛刻的消費(fèi)者需求，企業(yè)的壓力日益增加。通過提高客戶相關(guān)部門（例如客戶關(guān)懷或客戶體驗(yàn)）的效率，可以增強(qiáng)客戶關(guān)系并提高客戶價(jià)值。另外，質(zhì)量管理與公司的整體效率同等重要，如果沒有提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品或服務(wù)，那么客戶會根據(jù)自己的需求和目標(biāo)尋找替代方案。

　　企業(yè)可以使用客戶匿名問卷、電話，郵件回訪、社交媒體頁面或其他在線工具來獲得客戶的反饋。找出客戶的期望值與公司目前提供的產(chǎn)品/服務(wù)之間的差距，使用客戶支持和解決方法工具，并且及時(shí)、快速地響應(yīng)客戶的評論和反饋。

　　各部門領(lǐng)導(dǎo)需要積極參與決策過程，讓業(yè)務(wù)不同領(lǐng)域的專業(yè)人員參與決策過程，討論在不削減最終產(chǎn)品或降低服務(wù)質(zhì)量的情況下改進(jìn)產(chǎn)品/服務(wù)的方法，以捕獲多種建設(shè)性觀點(diǎn)來優(yōu)化組織。

　　4. 領(lǐng)導(dǎo)力

　　為了使組織高效有效地運(yùn)作，良好的領(lǐng)導(dǎo)力必不可少，主要表現(xiàn)在一下幾個(gè)方面：

　　（1）計(jì)劃

　　計(jì)劃是指領(lǐng)導(dǎo)者在確定組織為實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)而需要執(zhí)行的各個(gè)動作，然后制定適應(yīng)這些動作的行動方針、以及設(shè)計(jì)完成這些動作所需要的角色。良好的計(jì)劃意味著領(lǐng)導(dǎo)者具有優(yōu)秀的統(tǒng)籌能力，即以最少的物力、勞動力、時(shí)間和其他資源來實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。

　?。?）資源管理

　　為了提高組織的運(yùn)作效率，優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)根據(jù)情況制定合理的資源計(jì)劃，包括人力、財(cái)力、物力等，并且建立或優(yōu)化有效利用資源的管控流程。

　　（3）指導(dǎo)

　　領(lǐng)導(dǎo)者需確定實(shí)現(xiàn)年度經(jīng)營目標(biāo)所需的能力，，然后主抓能力的提升，激勵(lì)員工最大程度地發(fā)揮潛能。同時(shí)，根據(jù)現(xiàn)實(shí)環(huán)境的變化，指導(dǎo)行動計(jì)劃的調(diào)整。

　?。?）監(jiān)督

　　監(jiān)督是指發(fā)現(xiàn)阻礙目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的錯(cuò)誤并加以糾正的過程。缺少了監(jiān)督，組織就不會高效的運(yùn)作，一個(gè)流程延遲的單個(gè)錯(cuò)誤很可能會中斷整個(gè)組織的運(yùn)營。優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者會主動處理此類錯(cuò)誤，查找組織的缺陷并測試其流程以發(fā)現(xiàn)缺陷，然后在錯(cuò)誤發(fā)生之前加以改進(jìn)。